Que a certificação digital facilita uma série de atividades importantes para empresas e profissionais da contabilidade, nós já sabemos. Ela permite assinar documentos eletronicamente, acessar sistemas, transmitir informações fiscais e realizar diferentes operações com segurança.
No entanto, existe um detalhe que não pode passar despercebido: a validade do certificado digital.
Assim como outros documentos, ele possui uma data de expiração. Então, para evitar problemas na hora de utilizá-lo, vale a pena ficar atento a esse prazo.
Saiba mais a seguir!
Por que o certificado digital tem prazo de validade?
O prazo de validade faz parte dos mecanismos de segurança da certificação digital. Periodicamente, é necessário renovar ou emitir um novo certificado para continuar utilizando a identidade digital de maneira segura.
O período varia de acordo com o tipo e as características do certificado contratado. Por isso.
Para empresas e escritórios contábeis, esse cuidado ganha ainda mais importância. Afinal, um contador pode trabalhar diariamente com certificados de diferentes clientes, cada um com seu próprio vencimento.
Como consultar a validade do certificado digital?
Essa verificação dependerá do modelo da certificação. Entenda:
Certificado A1
O certificado A1 fica armazenado digitalmente no computador ou em outro ambiente autorizado.
No Windows, por exemplo, é possível consultar por meio do gerenciador de certificados do sistema. Ao localizar o documento desejado, as informações apresentadas normalmente incluem o titular, a autoridade certificadora e o período de validade.
Também é possível verificar essas informações através de sistemas e aplicações compatíveis com certificados digitais.
Certificado A3
No caso do A3, tradicionalmente armazenado em token ou cartão, a consulta pode ser feita por meio do software responsável pelo gerenciamento do dispositivo.
Após conectar o token ou cartão ao computador, o usuário pode acessar os detalhes do certificado e conferir as datas de início e término da validade.
Nos certificados em nuvem, a consulta pode variar conforme a solução utilizada, sendo disponibilizada, geralmente, no aplicativo ou ambiente de gerenciamento correspondente.
O que acontece quando o certificado digital vence?
Depois do vencimento, ele deixa de ser válido para novas autenticações e assinaturas, o que pode impedir ou dificultar atividades como:
- acesso a determinados sistemas e portais
- assinatura digital de novos documentos
- envio de obrigações que exigem autenticação
- emissão de documentos fiscais em situações nas quais o certificado é necessário
- realização de procedimentos eletrônicos vinculados à empresa.
Consultar a validade do certificado digital deve fazer parte da rotina contábil!
Uma boa prática é manter um controle das datas de expiração dos certificados digitais dos clientes, criando alertas antecipados para aqueles que estão próximos do vencimento.
Uma planilha, agenda compartilhada ou sistema de gestão pode ajudar. O mais importante é estabelecer uma rotina de acompanhamento e orientar os clientes a não deixarem a renovação para a última hora.
Consultar a validade do certificado digital leva poucos minutos, mas pode evitar problemas muito maiores. Portanto, antecipe-se!
