Principalmente quem trabalha na área da contabilidade, sabe que a transformação digital trouxe mais praticidade para diversas atividades do dia a dia. Ao mesmo tempo, aumentou também a necessidade de garantir autenticidade, segurança e validade jurídica nas operações eletrônicas.
Justamente por isso, muitas pessoas ficam em dúvida sobre quais serviços exigem certificado digital, já que, atualmente, ele é um requisito para acessar alguns portais do governo, cumprir obrigações fiscais, assinar documentos e muito mais.
Então, neste artigo, você vai ver os principais serviços que demandam o uso da certificação digital.
Afinal, por que alguns processos exigem certificado digital?
O certificado digital funciona como uma identidade eletrônica, comprovando a titularidade de quem está realizando determinada operação.
Isso significa mais segurança para empresas e profissionais, pois reduz riscos de fraudes e aumenta a confiabilidade das transações no ambiente digital.
Quando o certificado digital é solicitado?
Veja algumas atividades em que o uso do certificado é obrigatório.
1. Envio de obrigações fiscais
Este é um dos mais conhecidos.
Empresas e escritórios de contabilidade utilizam a certificação para transmitir obrigações aos órgãos fiscais, como:
- SPED Fiscal
- SPED Contábil
- ECD e ECF
- DCTFWeb
- Reinf
- Outras declarações exigidas pela Receita Federal.
2. Acesso ao e-CAC da Receita Federal
O Portal e-CAC reúne vários serviços importantes para empresas e contribuintes.
- Consultar pendências fiscais
- Emitir certidões
- Acompanhar processos
- Acessar procurações eletrônicas
- Regularizar situações cadastrais.
Para contadores, esse acesso faz parte da rotina de atendimento aos clientes.
3. Utilização do eSocial
Negócios que possuem empregados usam o eSocial para enviar informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
Dependendo do tamanho da empresa e das obrigações envolvidas, o certificado digital é indispensável para fazer os envios de forma segura.
4. Emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Grande parte das empresas precisa da certificação para emitir documentos fiscais eletrônicos, como:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
- Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e).
5. Assinatura de contratos e documentos
Cada vez mais empresas substituem documentos físicos por arquivos digitais, porque facilita a assinatura de contratos, procurações, laudos, propostas comerciais, documentos societários, etc.
6. Participação em licitações eletrônicas
Negócios que visam fornecer produtos ou serviços para órgãos públicos também precisam do certificado digital para acessar portais de compras do governo e participar de licitações eletrônicas.
7. Acesso a sistemas de órgãos públicos
Muitos sistemas disponibilizam serviços exclusivamente por meio de autenticação com certificado digital, como plataformas ligadas à Receita Federal, juntas comerciais, tribunais e demais serviços eletrônicos.
(Leia também: Portais e sistemas do governo que usam certificado digital).
Quem mais utiliza certificado digital?
Embora seja muito associado à contabilidade, o uso da certificação digital se estende para outras áreas:
- Empresas de todos os portes;
- MEIs (em situações específicas);
- Profissionais da área da saúde;
- Advogados;
- Produtores rurais;
- Empresários;
- Representantes legais.
Qualquer pessoa ou empresa que queira acessar serviços digitais com validade jurídica pode se beneficiar da tecnologia.
Como escolher o certificado ideal?
A resposta depende da rotina de utilização. Quem tem operações diárias planejadas costuma optar pelo certificado A1, instalado diretamente no computador ou servidor.
Já quem prefere utilizar um dispositivo físico pode escolher o certificado A3, disponível em token ou cartão criptográfico.
(Leia mais em: Erros ao escolher um certificado digital: saiba como evitá-los!).
Contar com uma Autoridade Certificadora confiável faz toda a diferença no momento da escolha. Na Autêntica Certificados Digitais, você recebe orientação especializada para decidir o modelo mais adequado às suas necessidades.
