Você sabe o que é GED?
A gestão eletrônica de documentos consiste na utilização de tecnologias digitais para gerenciar, armazenar, organizar e controlar documentos e informações em formato eletrônico.
O objetivo principal da GED é reduzir o uso de documentos em papel, substituindo-os por versões digitais, além de gerar mais eficiência, segurança e sustentabilidade às atividades das empresas. Mas não para por aí!
Existem muitos outros benefícios em usar esse modelo de gestão na sua contabilidade. Quer saber mais? É só continuar a leitura deste post!
O que é GED: quais as vantagens?
Como dissemos, a GED envolve a digitalização de documentos físicos, como textos, imagens, planilhas, vídeos ou qualquer outro tipo de arquivo eletrônico.
Entre as principais funcionalidades da gestão eletrônica, estão:
Armazenamento centralizado: todos os documentos são armazenados em um repositório centralizado, permitindo o acesso rápido e fácil.
- Controle de acesso: a GED estabelece diferentes níveis de acesso às documentações, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizar, editar ou compartilhar informações sensíveis.
- Automação de tarefas: automatiza fluxos de trabalho, possibilita a criação de rotinas para aprovação, revisão e distribuição de documentos, tornando os processos mais eficientes.
- Preservação e segurança: os documentos digitais são protegidos contra perda, roubo ou danos físicos, além de serem facilmente copiados e mantidos em backups para garantir a sua preservação.
- Sustentabilidade: reduz o uso de papel e adota práticas mais sustentáveis são benefícios significativos da Gestão Eletrônica de Documentos.
Como ela pode ser útil para sua contabilidade?
A gestão eletrônica pode trazer inúmeros benefícios para uma empresa de contabilidade, como:
- Armazenamento e organização eficiente: é capaz de centralizar e organizar todos os documentos contábeis, como balancetes, demonstrações financeiras, recibos, faturas e contratos em um único lugar.
- Acesso remoto: as documentações podem ser acessadas remotamente de qualquer lugar.
- Segurança e controle de acesso: oferece recursos para controlar quem pode ou não acessar documentos sensíveis.
- Automação de processos: consegue automatizar processos, como notificações e lembretes de tarefas pendentes, reduzindo as chances de erros humanos.
A GED e o certificado digital
A gestão eletrônica de documentos pode fazer uso de certificado digital para assegurar a autenticidade e integridade dos documentos e informações gerenciadas eletronicamente. Afinal, como já sabemos, o certificado funciona como uma identidade digital para pessoas ou empresas.
Veja as vantagens:
Assinatura digital: por meio da certificação digital, os profissionais de contabilidade podem assinar documentos eletrônicos de forma segura e juridicamente válida.
Acesso seguro: a GED pode ser configurada para exigir autenticação por meio de certificados digitais para acessar determinados documentos ou informações sensíveis, evitando que pessoas sem autorização possam lê-los.
Troca segura de informações: quando a contabilidade precisa compartilhar documentos com clientes, fornecedores ou autoridades, o certificado digital mantém a transmissão criptografada, protegendo os dados durante o envio e a recepção.
Viu só como essa prática pode ser uma boa opção para implementar em sua contabilidade? Esperamos que esse conteúdo seja útil para você. E se quiser ler outros materiais como esse, não deixe de visitar nosso blog e nos seguir nas redes sociais.
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