O uso do certificado digital já é muito comum em empresas de diversos segmentos. Porém, uma dúvida que surge com frequência entre quem utiliza essa tecnologia é se pode compartilhar certificado digital com outras pessoas.
Embora isso ocorra em muitos ambientes profissionais, ela traz sérios riscos, principalmente quando falamos em segurança e responsabilidade jurídica. Assim como você jamais permitiria o uso do seu CPF ou RG por terceiros, o documento digital também não deveria ser “emprestado”, já que funciona como uma identidade eletrônica.
Quer dizer que quem assina documentos, ou acessa sistemas com um certificado, responde legalmente por tudo que for feito com ele, mesmo que não tenha sido o responsável direto pelas ações.
Portanto, a seguir, você vai entender os riscos que essa prática pode gerar. Continue a leitura para conferir!
O que é um certificado digital e qual sua finalidade?
Antes de mais nada, é importante reforçar o conceito básico dessa tecnologia. O certificado digital é um arquivo eletrônico, emitido por uma Autoridade Certificadora, que comprova a identidade de pessoas físicas e jurídicas ou sistemas online. Sua principal função é garantir a autenticidade de documentos digitais.
Entre as diferentes utilidades da ferramenta, podemos destacar:
- Assinatura de contratos e documentos online
- Acesso a sistemas como Receita Federal e eSocial
- Emissão de notas fiscais eletrônicas
- Movimentação de processos jurídicos
Existem dois principais tipos de certificado:
- A1: arquivo digital que pode ser instalado e copiado
- A3: armazenado em token ou cartão físico, exigindo instalação de programas específicos.
Por que compartilhar certificado digital pode ser um risco?
Compartilhar o certificado pode parecer uma forma de facilitar tarefas em empresas e escritórios, mas a verdade é que essa prática pode trazer graves consequências. Isso porque toda operação feita com o documento digital possui validade jurídica, e quem responde legalmente por essas ações é o titular do documento, mesmo que ele não tenha tido participação.
Alguns dos riscos de compartilhar o certificado são:
- Exposição a ataques cibernéticos e vazamento de informações sigilosas.
- Desafios no cumprimento da LGPD, sobretudo se tiver sido utilizado por pessoas sem autorização.
- Sobrecarga de equipes, já que o processo exige controle de senhas, instalações, renovações e atualizações frequentes.
Além disso, o compartilhamento sem controle dificulta a rastreabilidade, o que pode gerar problemas em auditorias e processos jurídicos.
Por que ainda existem empresas que compartilham certificados?
Mesmo diante dessas implicações, muitas empresas continuam partilhando certificados. A explicação costuma ser o custo de emissão individual e a tentativa de simplificar processos internos, centralizando acessos em poucos dispositivos.
No setor jurídico, por exemplo, advogados usam a tecnologia para assinar petições e atuar em processos. Muitas vezes, por questões operacionais, o certificado é compartilhado com estagiários e assistentes, o que aumenta significativamente o risco de falhas e problemas legais.
Como aumentar a segurança nesses casos?
O ideal é utilizar plataformas especializadas em gestão de certificados digitais, que possam oferecer controle de acessos e permissões personalizadas, relatórios detalhados de uso, adequação à LGPD e termos legais de consentimento entre as partes envolvidas.
Além disso, é fundamental conhecer os procedimentos corretos para compartilhar certificados do tipo A1 ou A3, mas isso pode ser bastante trabalhoso.
Apesar de muitas organizações trabalharem dessa maneira, é essencial recorrer a processos adequados para evitar problemas e garantir a proteção de dados.
Esperamos que esse conteúdo tenha sido útil. Acompanhe outras matérias como essa em nosso blog e se mantenha sempre atualizado. Até a próxima!
