Imagine as seguintes situações: uma conta paga que continua aparecendo como pendente, uma tarifa que passa despercebida, um fornecedor que recebe duas vezes pelo mesmo serviço. Separadamente, essas ocorrências parecem pequenas, porém, juntas, podem comprometer o caixa e a credibilidade dos relatórios financeiros do negócio.
É aí que entra a conciliação bancária, uma conferência que ajuda a descobrir o que realmente aconteceu e para onde está indo o dinheiro da empresa.
O que é conciliação bancária?
Conciliação bancária é a comparação entre as movimentações do extrato bancário e os registros internos do negócio, feitos em planilhas ou sistemas financeiros. O objetivo é verificar se entradas e saídas estão corretamente registradas e investigar divergências.
Não basta conferir o saldo final. Dois erros de mesmo valor podem se compensar e esconder inconsistências. Por isso, a análise deve considerar cada movimentação, a origem e os documentos que a comprovem.
Como conferir extratos e registros financeiros?
1. Separe os documentos do mesmo período
Reúna extratos completos, relatórios de pagamentos e recebimentos, comprovantes, notas fiscais e informações das operadoras de cartão. Faça a conferência por conta bancária, utilizando o mesmo intervalo de datas.
Verifique também o saldo inicial. Uma diferença trazida do período anterior pode atrapalhar toda a análise.
2. Compare cada entrada e saída
Para cada movimentação, observe:
- Valor e data da operação
- Cliente, fornecedor ou beneficiário
- Descrição e identificação da transação
- Documento correspondente
- Situação do pagamento ou recebimento no sistema.
Marque os itens confirmados e separe os que precisam ser avaliados. Sistemas com importação de extratos podem agilizar esse cruzamento e destacar lançamentos sem correspondência.
3. Investigue antes de corrigir
Uma diferença nem sempre significa erro. Pode haver intervalo entre o registro interno e a efetivação bancária, como ocorre com cheques ainda não compensados. Documente essas pendências e acompanhe sua regularização.
Não altere valores apenas para fazer os saldos coincidirem. Cada ajuste precisa de uma explicação e de documentação.
Quais erros a conciliação bancária ajuda a encontrar?
Trouxemos alguns exemplos para ficar mais claro e te ajudar a agir.
Cobranças ou pagamentos duplicados
A empresa tem uma única fatura de R$ 850, mas o extrato apresenta dois débitos desse valor para o mesmo fornecedor.
Confira os identificadores das operações e os documentos. Valores iguais, sozinhos, não comprovam duplicidade. Se houve pagamento em dobro, solicite devolução ou compensação formalizada. Se somente o registro interno foi duplicado, corrija o lançamento mantendo o histórico.
Tarifas que ficaram fora do controle
O extrato mostra R$ 79 de manutenção da conta, mas essa despesa não aparece no sistema.
Verifique o pacote contratado e a tabela do banco. Segundo o Banco Central, tarifas para pessoas jurídicas devem atender a condições como previsão contratual ou solicitação prévia e efetiva prestação do serviço. Uma cobrança desconhecida merece esclarecimento.
Se a tarifa estiver certa, registre-a na categoria adequada. Se tiver discrepância, conteste e acompanhe a resposta.
Pagamentos não registrados
Um boleto de R$ 1.200 foi quitado, no entanto, continua em aberto no contas a pagar.
Localize o débito e o comprovante, confirme o beneficiário e faça a baixa no título correspondente. Criar outra despesa pode duplicar o registro e manter a pendência original.
O mesmo cuidado vale para recebimentos. Antes de cobrar um cliente, veja se o valor já entrou na conta.
Como transformar a conferência em rotina?
Defina um responsável, estabeleça uma frequência compatível com o volume de transações e tenha uma lista de pendências com prazo de resolução. Empresas com muitas movimentações precisam de conferências diárias para reduzir o acúmulo de inconsistências.
Para os contadores que acompanham o blog da Autêntica Certificados Digitais, essa rotina pode fortalecer a orientação aos clientes: mostrar onde ocorreu a falha, corrigir a causa e tornar os próximos registros mais confiáveis.
Fique atento aos nossos próximos conteúdos para se manter sempre atualizado e receber dicas úteis como essa!
